Une commande reçue par email paraît structurée à l’œil humain : un client, une adresse, des références, des quantités et parfois des prix négociés. Pour un ERP, le même document reste pourtant une suite de champs à identifier, traduire et contrôler.
Automatiser ce travail ne consiste donc pas seulement à lire un PDF. Il faut transformer des documents variables en données conformes aux règles de l’entreprise.
Cartographier les informations réellement saisies
Commencez par observer ce que l’opérateur reporte dans l’ERP. La liste comprend généralement :
- le compte client ;
- la référence de la commande ;
- les adresses de facturation et de livraison ;
- la date demandée ;
- les références articles ;
- les quantités et unités ;
- les prix ou remises ;
- les instructions de livraison.
Certains champs sont écrits dans le document. D’autres sont déduits du client, du contrat ou du catalogue interne. Cette distinction est essentielle : une extraction automatique peut lire « LOT-12 », mais seule une règle métier permet de savoir à quelle référence interne ce code correspond.
Séparer extraction et rapprochement
Le traitement devient plus fiable lorsqu’il est divisé en deux étapes.
La première extrait ce qui apparaît dans la commande. La seconde rapproche ces valeurs avec les données internes :
- identifier le client à partir du nom, de l’adresse ou d’un numéro de compte ;
- retrouver la référence interne correspondant au code utilisé par ce client ;
- vérifier que l’unité et le conditionnement sont compatibles ;
- comparer le prix indiqué avec la condition commerciale connue ;
- contrôler les champs obligatoires avant l’export.
Cette séparation rend chaque erreur explicable. L’opérateur peut voir si le problème vient d’un texte mal lu, d’une référence inconnue ou d’une règle absente.
Créer une file d’exceptions
Une automatisation utile ne cherche pas à faire disparaître tout contrôle humain. Elle prépare automatiquement les commandes suffisamment claires et isole les cas qui demandent une décision.
Une exception peut être déclenchée lorsqu’une commande contient :
- une référence client inconnue ;
- plusieurs articles internes possibles ;
- une quantité incompatible avec le conditionnement ;
- un prix différent de la règle configurée ;
- une adresse nouvelle ;
- une date impossible ;
- une page illisible ou incomplète.
L’opérateur ne ressaisit plus toutes les lignes. Il traite une liste courte de questions précises, puis valide l’export.
Préparer un format accepté par l’ERP
Il n’est pas toujours nécessaire de commencer par une intégration complexe. De nombreux systèmes acceptent déjà un import CSV, Excel ou XML.
Le premier objectif peut donc être de produire un fichier structuré qui respecte :
- les noms et l’ordre des colonnes ;
- les formats de date ;
- les séparateurs décimaux ;
- les codes clients et articles ;
- les champs obligatoires ;
- les règles de regroupement des lignes.
Cette approche réduit le risque : aucune commande n’est créée tant que le fichier et les exceptions n’ont pas été contrôlés.
Tester avec des documents représentatifs
Un test limité à quelques commandes propres donne une vision trop optimiste. L’échantillon doit inclure plusieurs clients et les formats qui font réellement perdre du temps :
- PDF générés par un logiciel ;
- documents scannés ;
- tableaux Excel ;
- commandes sur plusieurs pages ;
- références écrites différemment ;
- annotations ou instructions libres.
Mesurez ensuite le pourcentage de commandes préparées sans correction, le nombre d’exceptions par commande et le temps de validation restant. Ces indicateurs montrent si l’automatisation réduit vraiment la saisie.
Garder une piste de contrôle
Chaque valeur exportée doit pouvoir être reliée à sa source. Pour une ligne donnée, l’équipe doit retrouver le document d’origine, la valeur détectée, la correspondance appliquée et toute correction humaine.
Cette traçabilité facilite les contrôles et permet d’améliorer progressivement les règles. Lorsqu’une nouvelle référence client est validée, elle peut être reconnue lors des commandes suivantes.
OrderBridge applique cette logique aux commandes PDF, Excel et scannées : extraction, rapprochement des références, file d’exceptions puis export structuré vers l’ERP.