Les opérations négatives d’un versement Shopify n’ont pas toutes la même signification. Les regrouper dans une ligne « écart Shopify » rend le rapprochement rapide aujourd’hui, mais presque impossible à expliquer plus tard.
Les frais de traitement
Un frais accompagne généralement une transaction de paiement. Il faut conserver son montant brut, son montant net, sa devise, sa date et le versement auquel il appartient. La présentation et le traitement de la TVA sur ces frais dépendent du prestataire et du contexte : faites valider ce point par votre expert-comptable.
Les remboursements
Le remboursement peut être déduit d’un versement postérieur à la vente. Il doit rester relié à la commande d’origine tout en étant affecté au versement qui l’a réellement financé. Cette double relation explique pourquoi un simple export de commandes ne suffit pas.
Les chargebacks
Un chargeback peut comprendre :
- le montant contesté ;
- des frais de litige ;
- une retenue temporaire ;
- une restitution ultérieure si le marchand obtient gain de cause.
Conservez chaque événement séparément. La résolution d’un litige ne doit pas effacer l’historique de la retenue initiale.
Les réserves et ajustements
Une réserve est un montant temporairement indisponible, pas nécessairement une charge définitive. Un tableau de rapprochement utile distingue donc :
- les charges ;
- les remboursements ;
- les sommes en transit ;
- les réserves ;
- les ajustements à investiguer.
Le but est d’éviter deux erreurs : comptabiliser deux fois une opération ou transformer un décalage temporaire en perte inexpliquée.
Un outil de rapprochement ne remplace pas la validation comptable. Il construit la piste de contrôle qui permet précisément de la réaliser.